Sejak pandemi Covid-19 yang bermula sejak akhir 2019 silam, banyak bermunculan kegiatan atau event virtual.  Ada beberapa media yang sering digunakan, baik live di media sosial seperti Facebook dan Instagram, maupun di platform lain seperti YouTube, Zoom, hingga Google Meet.

Zoom, seperti menjadi aplikasi yang wajib dimiliki setiap orang ketika pandemi. Sebab, sebagian besar meeting, event, dan seminar web (webinar) dilakukan melalui aplikasi ini. Zoom juga menjadi salah satu aplikasi favorit lantaran kemampuannya untuk terintegrasi dengan platform lain.

Paling sering diintegrasikan lewat YouTube. Jadi, ketika orang-orang yang tidak punya akun Zoom ingin mengikuti event yang dimaksud, maka bisa mengakses lewat YouTube secara live stream. Sehingga tidak perlu ikut Zoom, tapi bisa mengikuti event yang dimaksud secara langsung. Katakanlah, misalnya di seminar ada beberapa pemateri, serta peserta yang mengikuti. Namun, di luar ruangan ada juga beberapa orang lain yang menyimak seminar tersebut, tanpa ikut langsung di seminar. Hal inilah yang didapatkan banyak orang yang mengakses suatu event lewat live stream di platform lain.

Jadi, apa saja hal penting yang harus dipersiapkan sebelum menggelar event daring melalui Zoom?

Pertama, seperti yang sudah disinggung di atas, integrasikan event tersebut dengan platform lain yang memungkinkan untuk live stream. Pernah suatu event seminar hanya diikuti sekitar 20-an orang lewat Zoom, namun live stream di YouTube-nya justru ditonton hingga ratusan ribu orang.

Ternyata, orang-orang ini adalah pengguna internet yang tidak punya aplikasi Zoom, dan malas ribet dengan mendaftarkan akun dulu di Zoom. Tidak hanya itu, ada juga pengguna Zoom yang karena gangguan jaringan dan sebagainya, justru terlempar keluar seminar atau event tersebut, lalu mengikuti lewat YouTube.

Selain mengintegrasikan dengan platform lain, masih ada beberapa hal yang mesti Anda persiapkan sebelum menggelar event virtual lewat Zoom.

Kedua, hubungi dan bekerjasamalah dengan jasa Event Organizer yang mampu menggelar virtual event Indonesia dengan berkualitas. Sebagaimana EO untuk event offline, EO untuk virtual event Indonesia juga sangat dibutuhkan untuk memastikan acara Anda berlangsung dengan baik dan sesuai ekspektasi.

Jasa EO ini akan mendukung kegiatan Anda, mulai dari perencanaan, pelaksanaan, hingga selesai acara. Semua harus direncanakan dengan baik, serta terlaksana sesuai dengan rencana tersebut. Karena itu, Anda mesti mencari EO yang mampu dan berpengalaman menggelar virtual event Indonesia. Baik skala kecil, menengah, nasional, bahkan internasional.

Ketiga, pastikan Anda menyiapkan segala hal yang diperlukan oleh narasumber, panelis, bintang tamu, dan sebagainya untuk menjadikan acara tersebut berjalan lancar. Misalnya, bila narasumber hendak melakukan share screen, atau sebagainya, pastikan sinyal internet, hosting, dan laptop yang digunakan adalah yang optimal. Sehingga, tidak terputus-putus, atau malah mendapatkan gangguan.

Keempat, secara teknis ada beberapa hal yang juga mesti Anda persiapkan. Misalnya, beri batasan untuk chat, agar seminar tidak terganggu dengan chat yang terlalu banyak notifikasinya. Lalu, aktifkan mode webinar, agar event tersebut terbuka untuk umum. Jadi, sebanyak apapun peserta, tidak ada yang bisa menyalakan audio, video, dan sebagainya karena akan menyebabkan gangguan pada kegiatan tersebut.

Jangan dianggap enteng tentang audio dan video dari peserta. Sebab, sering kali narasumber terganggu ketika hendak menyampaikan materi, karena ada audio dari peserta yang mendadak menyala, atau sebagainya.

Kelima, pastikan keamanan dari webinar tersebut. Tidak terhitung jumlah webinar yang terganggu dengan ulah hacker yang kadang-kadang mengirimkan hal-hal tidak pantas ke webinar tersebut. Karena itu, minta EO penyelenggara untuk memastikan keamanan webinar tersebut, sehingga tidak di-hack orang-orang yang tak bertanggung jawab.

Itu tadi beberapa hal yang mesti disiapkan sebelum menggelar virtual event Indonesia. Agar semakin lancar, tentunya jasa EO yang dimaksud mesti dipilih yang paling berkualitas, jadinya webinar bisa berjalan lancar tanpa masalah.