Terhitung sejak pandemi Covid-19 dimulai, sejumlah even berpindah menjadi virtual. Alias, digelar secara daring menggunakan platform Zoom, Google Meet, YouTube, hingga live Facebook dan Instagram. Kegiatan secara daring ini terbagi menjadi dua, yakni virtual dan hybrid.

Virtual berarti kegiatan yang dimaksud digelar secara online full. Tidak ada yang bertemu antara narasumber, peserta, maupun panitia. Semuanya mengikuti kegiatan tersebut dari rumah masing-masing. Sedangkan hybrid ialah sebutan untuk perpaduan antara virtual dan offline. Di mana, kegiatan tersebut masih digelar secara offline, dan banyak peserta yang tetap mengikuti kegiatan tersebut secara daring.

Kegiatan yang dimaksud mulai dari lokakarya, rapat, webinar, promosi produk, kampanye, kompetisi, konferensi, sampai wisuda perguruan tinggi. Kegiatan-kegiatan tersebut yang dulunya digelar offline, terpaksa menjadi online karena harus mengikuti aturan pembatasan fisik (physical distancing).

Di era new normal (normal baru), kegiatan ini masih sangat banyak dilakukan untuk menghindari kerumunan massa. Selain menghindari penyebaran penyakit, nyatanya kegiatan virtual bisa menjangkau lebih banyak peserta dari seluruh Indonesia. Biasanya, peserta akan dibiayai pesawat dan penginapan untuk kegiatan tertentu, sekarang bisa tetap mengikuti dari rumah dan di depan laptopnya masing-masing.

Karena itu, jasa event organizer untuk virtual event menjadi salah satu yang penting saat ini. Jasa event organizer biasanya akan memiliki hosting besar untuk Zoom, serta memiliki sejumlah peralatan untuk menggelar siaran langsung di media sosial tanpa gangguan, baik video maupun audio.

Setidaknya, ada dua cara kerja event virtual tersebut. Pertama, remote manajemen yakni manajemen jarak jauh. Biasanya, kegiatan virtual atau full online bisa dilakukan dengan cara ini. Dengan kata lain, event organizer tersebut bekerja dari Jakarta, sedangkan kegiatan tersebut digelar di Bandung, misalnya.

Sedangkan yang kedua adalah onsite management. Cara satu ini mirip seperti cara kerja menggelar even konvensional. EO berada di lokasi acara dan menghandle acara tersebut secara langsung. Biasanya, kegiatan yang berbentuk hybrid bisa digelar dengan sistem ini.

Tentunya, keduanya berbeda jauh baik cara kerja maupun biayanya. Onsite management biasanya akan memakan lebih banyak biaya, karena tim EO akan berada di lapangan dan memastikan acara berjalan sebagaimana yang direncanakan. Sedangkan remote management memakan biaya yang lebih sedikit, karena tim EO berada di kantor atau rumah masing-masing, dan mempersiapkan acara tersebut secara daring.

Layanan lain yang diberikan oleh jasa event organizer untuk kegiatan online antara lain memberikan akses ke Zoom Meeting dalam kapasitas yang besar. Sehingga, bisa menampung peserta yang banyak hingga ratusan bahkan ribuan orang. Tidak hanya itu, EO juga akan menyediakan live streaming baik di YouTube maupun di media sosial untuk mendapatkan lebih banyak peserta. Kemudian, event organizer ini juga akan menyiapkan semacam background virtual untuk pemateri, moderator hingga peserta. Teknisi akan bekerja secara remote, namun tetap mempersiapkan form absensi atau registrasi, menyiapkan E-Sertifikat, desain poster dan sebagainya.

Sedangkan untuk onsite management, pelayanan akan ditambahkan dengan adanya operator yang berada di lokasi. Setidaknya ada operator ZOom, operator switcher (untuk memindahkan audio dari offline ke online), operator mixer virtual, dan operator kamera. juga akan ada pengarah (director) show dan floor yang akan mengarahkan acara tersebut agar berjalan sesuai ekspektasi.

Jasa event organizer yang berkualitas dan profesional setidaknya memiliki akun Zoom meeting dengan jumlah atau kapasitas besar, serta memiliki sejumlah gadget untuk studio live streaming. Juga menyediakan operator alat, serta pengarah atau director show dan floor (runner). Tim tersebut juga dilengkapi dengan desainer untuk poster, sertifikat dan banner, dan tim yang akan mempromosikan kegiatan lewat media sosial dan lain-lain.

Jadi, agar acara Anda sukses dan sesuai ekspektasi, pastikan Anda menghubungi jasa event organizer terbaik dan berpengalaman. Akan semakin baik bila tim tersebut memiliki lebih banyak perangkat dan operatornya.